Forme et contenu d’un email professionnel efficace

Forme et contenu d'un email professionnel efficaceRédiger un email est une des activités quotidiennes les plus utilisés.
Mais êtes-vous sûr qu’il sera percutant ? Que votre communication sera efficace ?
Que votre message sera bien compris par son destinataire?

Que devez-vous savoir sur l’email ?

Lorsque nous appuyons sur la touche « envoyer » de notre clavier, notre message est transféré et nous sommes persuadés qu’il sera perçu sans équivoque par son destinataire.
Cependant, le clic n’inclut aucun signe non verbal d’ajustement.
Notre message est dépourvu de voix, de gestes, d’expressions faciales… ce qui peut induire un biais de négativité.
En réalité, souvent, lorsqu’on transmet un courriel positif, il est tout au plus perçu comme neutre. Si le contenu est neutre, le récepteur aura tendance à l’interpréter comme légèrement négatif.

Rédiger un courriel est une aventure et avant de vous lancer il est indispensable de prendre quelques précautions pour la route.
Bien sûr, il y a des exceptions, mais en général en respectant quelques règles de base vous pourrez vous prémunir des incompréhensions éventuelles.

7 règles pour envoyer des emails clairs et efficaces

  1. Autant que possible privilégiez les discussions en face-to-face ou par téléphone que par écrit.
  2. Vous avez croisé votre collègue le matin ? N’hésitez pas à inclure une formule de salutation précédent le prénom ou le nom comme “Cher / Chère” (lorsque cela est possible).
  3. Ne perdez pas de vue la perception. Vous ne savez pas quand votre email sera lu et dans quel état émotionnel se trouve le lecteur. Ne laissez donc aucune place à l’interprétation individuelle, aux phrases à sens multiples ni aux constats inutiles.
  4. Si votre courrier concerne une sorte de rappel à l’ordre ou pourrait contenir une critique, demandez-vous à quand remonte la dernière fois que vous avez écrit un courriel afin de féliciter votre collaborateur.
  5. Si vous ne faites pas partie des grands écrivains capables de mettre en valeur les émotions et le ton par écrit, préférez le face-to-face.
  6. Gardez à l’esprit que vos employés sont vos clients internes, soignez votre rédaction comme si vous étiez entrain de répondre à un client.
  7. N’hésitez pas à personnaliser, à conclure par une note de sympathie, à souhaiter une bonne journée, etc… Et n’envoyez pas trop vite.

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