Forme et contenu d’un email professionnel efficace

Forme et contenu d'un email professionnel efficaceRédiger un email est une des activités quotidiennes les plus utilisés.
Mais êtes-vous sûr qu’il sera percutant ? Que votre communication sera efficace ?
Que votre message sera bien compris par son destinataire?

Que devez-vous savoir sur l’email ?

Lorsque nous appuyons sur la touche « envoyer » de notre clavier, notre message est transféré et nous sommes persuadés qu’il sera perçu sans équivoque par son destinataire.
Cependant, le clic n’inclut aucun signe non verbal d’ajustement.
Notre message est dépourvu de voix, de gestes, d’expressions faciales… ce qui peut induire un biais de négativité.
En réalité, souvent, lorsqu’on transmet un courriel positif, il est tout au plus perçu comme neutre. Si le contenu est neutre, le récepteur aura tendance à l’interpréter comme légèrement négatif.

Rédiger un courriel est une aventure et avant de vous lancer il est indispensable de prendre quelques précautions pour la route.
Bien sûr, il y a des exceptions, mais en général en respectant quelques règles de base vous pourrez vous prémunir des incompréhensions éventuelles.

7 règles pour envoyer des emails clairs et efficaces

  1. Autant que possible privilégiez les discussions en face-to-face ou par téléphone que par écrit.
  2. Vous avez croisé votre collègue le matin ? N’hésitez pas à inclure une formule de salutation précédent le prénom ou le nom comme “Cher / Chère” (lorsque cela est possible).
  3. Ne perdez pas de vue la perception. Vous ne savez pas quand votre email sera lu et dans quel état émotionnel se trouve le lecteur. Ne laissez donc aucune place à l’interprétation individuelle, aux phrases à sens multiples ni aux constats inutiles.
  4. Si votre courrier concerne une sorte de rappel à l’ordre ou pourrait contenir une critique, demandez-vous à quand remonte la dernière fois que vous avez écrit un courriel afin de féliciter votre collaborateur.
  5. Si vous ne faites pas partie des grands écrivains capables de mettre en valeur les émotions et le ton par écrit, préférez le face-to-face.
  6. Gardez à l’esprit que vos employés sont vos clients internes, soignez votre rédaction comme si vous étiez entrain de répondre à un client.
  7. N’hésitez pas à personnaliser, à conclure par une note de sympathie, à souhaiter une bonne journée, etc… Et n’envoyez pas trop vite.

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Mindfulness @ work, la pleine conscience au travail

Pleine conscience, Des outils, des outils,… donnez-moi des outils

Telle est la réponse de la plupart des personnes que nous rencontrons sur leur lieu de travail lorsque nous les interrogeons sur leurs besoins.

Mindfulness at work,  la pleine conscience au travailDes outils, des trucs pour… être plus efficient, productif, efficace et tout cela avec un stress en diminution. Souvent ils nous réclament des solutions qui concernent des problèmes complexes, parfois même l’objet de leur demande est une action hors de leur contrôle immédiat.
Bien souvent au détour d’un chemin survient la question fondamentale : existe-t-il un outil suprême ? Si tant de personnes désirent atteindre une expertise et augmenter leur contrôle, quel est l’outil qui va les aider et les guider dans cette voie ?

Eh bien, il n’existe aucun outil ou formule magique qui permette d’exercer un contrôle absolu sur d’autres personnes ou circonstances, parfois perçus comme aléatoires et écrasants. En fait, un instrument sommeille quelque part, plus ou moins actif, qui dans notre espace de contrôle. Son influence a été exploré et révélé par un large faisceau de recherches : la pleine conscience.

La pleine conscience est un concept, un processus et surtout une pratique héritée des traditions Bouddhistes. Actuellement, il a déjà élu domicile dans les domaines de la médecine et de la psychologie et continue son trajet pour trouver une place légitime sur nos lieux de travail.
Les bénéfices de la « Mindfulness » sont nombreux et cette pléthore est en constante extension : une aide au sein de la dépression, une atténuation de la douleur, une récupération plus rapide après une opération chirurgicale, un impact postif sur le relationnel, une diminution des troubles du sommeil et de l’alimentation, une amélioration de l’anxiété et des phobies et enfin, un effet significatif sur la gestion globale du stress.

La “magie” de la pleine conscience réside dans le réarrangement qu’elle permet, par sa pratique quotidienne, dans nos réseaux neuronaux. Les recherches de pointe menées dans ces domaines accumulent et augmentent le nombre de preuves qui vont dans cette direction.
Les exercices de pleine conscience permettent d’améliorer l’attention, mais également la concentration et la mémoire.

En effet, ils mettent en branle des capacités d’inhibition qui décrassent l’attention des informations inutiles, par une action répulsive vis-à-vis des pensées non pertinentes (Moore et Malinowski 2009). De plus les aptitudes de flexibilité mentale (d’imagination, d’originalité, permettant de modifier sa stratégie quand un problème change de forme, et d’éviter la stéréotypie comportementale ou la persévérance dans une direction mal adaptée, ou la répétition de schémas inappropriés) sont aussi augmentées par cet entrainement à la pleine conscience, suivant ces mêmes auteurs.

Plus incroyable dans tout cela est que cet outil vient de nous, il trouve son origine dans notre attention, notre observation, il s’alimente de notre curiosité pour faire au final que : NOUS SOYONS CET OUTIL.

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Mindfulness @ work, la pleine conscience en quelques mots

Mindfulness @ work la pleine conscience en quelques motsQu’est-ce la pleine conscience ?

La pleine conscience est autant un concept qu’une pratique.
On pourrait décrire la Pleine Conscience (Mindfulness) comme un « état de conscience qui résulte du fait de porter son attention, intentionnellement, au moment présent, sans juger, sur l’expérience qui se déploie instant après instant. » Kabat-Zinn
La mindfulness, c’est la conscience de la conscience.

Jon Kabat-Zinn se présente comme un praticien occidental du Bouddhisme qui a fondé la clinique de la réduction du stress à l’Université du Massachussets Medical School.
Daniel Stern , auteur de “ Le moment présent en psychothérapie: Un monde dans un grain de sable » parle du moment présent comme un laps de temps qui s’étend sur approximativement trois secondes, plus précisément sur une durée de trois à 6 secondes.

En y regardant de plus près, Ruth Cohn nous explique qu’il existe de nombreuses fonctions dans la nature et la culture qui occupent et couvrent ces intervalles de temps: un échange de communication entre le nourrisson et celui qui en prend soin, un cycle de respiration entre l’inhalation et exhalation, une phrase musicale, une rotation au sein d’une conversation.
« L’ici et maintenant » serait un ingrédient essentiel dans le système opérant de notre architecture interne.

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L’argent serait-il un agent « démotivateur » ?

« It’s tempting to equate reinforcers with events that colloquially are called rewards, but that would be a mistake » Catania, p. 78, in LEARNING

La motivation intrinsèque est une qualité de renforcement, seule motivation renvoie au concept d’agent renforçateur.
Certaines taches requièrent un intérêt intrinsèque et de la créativité pour une bonne réalisation de celles-ci.
L’intérêt intrinsèque d’une activité et la créativité dans la réalisation et/ou l’exploration de celle-ci est diminué par l’argent, les prix ou d’autres motivants extrinsèques, par un effet de glissement: on agit pour la récompense et non plus pour explorer la tache.

L’argent et la motivation :

  • L’argent serait-il un agent  démotivateur - Renforcer la motivationL’argent change aussi l’orientation de l’action : elle se focalise sur un objectif à atteindre et non sur le processus d’agir.
  • L’argent enlève à l’activité son caractère autotélique et donc les qualités d’action qui vont avec.
  • L’argent, en tant que stimulus discriminatif, peut jouer un rôle aussi au niveau de l’initiation de l’action, c’est-à-dire que la perspective de gagner de l’argent ou tout autre prix, va induire certains types de comportements : rétrécissement du champ attentionnel et orientation vers des objectifs (avec probablement une induction émotionnelle appropriée à cette classe de comportement).

Cette orientation particulière de l’action motivée par l’argent est apprise et dépend en grande partie de notre culture économique.
Face à une activité qui aurait pu induire un comportement d’exploration par ses qualités intrinsèques plaisantes, la perspective de gagner de l’argent va agir comme un éclipsant (cf. effet d’éclipse) ou un bloquant (cf. effet bloquant impliquant un préconditionnement).
Ces effets impliquent que nous donnions une plus grande force de renforcement à l’argent, ce qui est souvent le cas dans notre société occidentale.

Une solution serait de renforcer les comportements créatifs et d’ouverture pour maintenir le système des « bonus » en entreprise.

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Coaching, Défusionner avec l’ACT

Défusionner avec l ACTEn tant que coach, nous aidons les personnes à avancer dans leur vie en connexion à leurs valeurs les plus intimes. La plupart de nos clients ne souffrent pas de troubles mentaux diagnostiqués cependant ils rencontrent des difficultés comme l’anxiété, la peur, le stress, la colère, l’appréhension, la procrastination,… et nous les aidons à dépasser leurs limites afin qu’ils puissent développer leur plein potentiel de vie.

Des centaines de thérapeutes cognitivo-comportementalistes dans le monde entier ont souscrit à un nouveau modèle d’intervention thérapeutique, la Thérapie d’Acceptation et d’Engagement (Acceptance and Commitment Therapy, ACT), afin d’aider leurs clients à améliorer leur niveau de fonctionnement en les connectant profondément à leurs valeurs et diminuant l’emprise des pensées et des émotions.

Avez-vous déjà entendu parler d’OURS et Histoire d’OURS ?
En tant qu’être humain, on peut se mettre en colère, se faire peur face à quelque chose de notre environnement que nous constatons avec nos cinq sens.
En tant qu’être pensant, cette émotion peut aussi surgir en réaction à la seule pensée d’un danger potentiel. Le système émotionnel se met en branle face à la possibilité future d’occurrence de l’évènement : je suis stressé pour une réunion qui se passera demain,… On peut aussi ruminer, repenser à une erreur de la veille, s’en vouloir,…
L’anxiété et le stress peuvent alors survenir et s’installer car si on peut échapper à un péril réel, on ne peut vivre hors de son cerveau et fuir ses pensées.
Au quotidien, posez-vous la question si votre réaction émotionnelle est consécutive à un fait vécu ou en relation avec une pensée ?
Rappelez-vous qu’on ne peut agir ni sur hier ni sur demain.
Réagissez-vous parce que vous êtes face à un ours ou parce que vous avez peur d’en croiser un ?
Albert Einstein.« Le monde que nous avons créé est le résultat de notre niveau de réflexion, mais les problèmes qu’il engendre ne sauraient être résolu au même niveau de réflexion. »

Nous avons repris cette philosophie et nous l’avons transposé dans le monde du coaching. Vous devez savoir, mais vous vous en doutiez certainement, que parfois votre cerveau vous ment, il vous emprisonne vous et vos clients. Dans cet esprit, vous allez pouvoir expérimenter durant une trop courte soirée de multiples outils permettant d’identifier les pensées, les émotions, de définir des objectifs personnels et professionnels connectés aux valeurs. Vous apprendrez à aider vos clients à accepter ce qui ne peut être changé, à les aiderez à coexister avec l’anxiété ou d’autres émotions douloureuses, et surtout, à passer à l’ACTion.
Vous pourrez également, prendre le temps d’observer les productions de votre esprit qui peuvent influencer votre position en tant que coach, votre mode d’intervention et altérer votre connexion avec votre client.

Objectifs – ACT

  • Expérimenter le modèle ACT de l’intérieur par des exercices expérientiels
  • Découvrir la Matrice et l’Hexaflex
  • Accepter ses émotions au service de l’ACTion
  • Aider le client à se distancer du langage et de la pensée
  • Du bon usage des Valeurs

Compétence/Outil

  • Utiliser l’acceptation
  • Entrainer la flexibilité mentale avec la défusion
  • Utilisation de deux métaphores
  • Exercice d’observation des pensées
  • Exercice de la cible

Nous vous convions à venir « défusionner » avec nous le 25 juin de 19h00 à 21h30  à Bruxelles – Solvay Sports en partenariat avec l’Association Européenne de Coaching – Belgique.
Vous pourrez monter dans le BUS, tirer à la corde, rencontrer l’esprit de la savane, …

« La vie apporte davantage aux gens qui profitent le plus de ce que la vie apporte. »

Pour vous inscrire, suivez le lien: Défusionner avec l’ACT

Conférence animée par David Vandenbosch et Egide Altenloh

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